Wir waren dabei! Am 25. und 26. März 2025 besuchten wir den Deutschen Kitaleitungskongress (DKLK) in Düsseldorf als Aussteller und nutzten die Gelegenheit uns vielen Kita-Leitungen im persönlichen Gespräch unverbindlich vorzustellen.

Von unserem Messestand im Jahr 2024 haben wir vieles gelernt:
Eine gute Vorbereitung auf zwei Tage Messe braucht viel Zeit, Brainstorming, Zeitmanagement und vor allem Teamwork.

In diesem Blogartikel möchten wir einige Einblicke von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung geben.

Im Herbst 2024 haben wir bereits beschlossen, dass wir im März 2025 wieder Kita-Leitungen, Fachberatungen und Träger-Vertretungen in Düsseldorf kennenlernen möchten. Unser Ziel ist es, unterschiedlichen Trägern unser Angebot für pädagogische Kräfte in Kindertageseinrichtungen vorzustellen. Da wir viele unserer Angebote in Präsenz anbieten ist die Messe in Düsseldorf für uns als Aussteller besonders interessant.
Wo, wenn nicht dort, treffen wir interessierte Personen?

Da der DKLK eine Kongressmesse ist, müssen wir als Aussteller die Pausenzeiten zwischen den Vorträgen nutzen,
um mit leckerem Catering in Konkurrenz zu treten. Wir fragten uns:
Wie können wir Messebesucher:innen den größten Mehrwert in der Pause durch uns ermöglichen?

Wir brauchten etwas, das wir in die Kita-Praxis oder ins Leitungsbüro mitgeben können. Als Team entschieden wir uns für hilfreiche Türschilder, liebevoll gestaltete Postkarten und Klemmbretter mit unserem Angebot.
Die Klemmbretter sollten den Besucher:innen eine Unterstützung als Schreibunterlage während der Kongressvorträge und z. B. für Beobachtungen im pädagogischen Alltag sein.

Unser Messestand im letzten Jahr war für uns und auch die Besucher:innen passend, sodass wir wieder mit unserer Messetheke & der Zipperwall angereist sind. Die richtigen Materialien und Präsentationen zu haben, ist dabei genauso entscheidend wie die Wahl der richtigen Mitarbeiter:innen.
Wer präsentiert unseren Bildungsträger am besten? Wer kann authentisch und kompetent auf die Fragen der Besucher:innen eingehen?

Für dieses Jahr haben wir uns entschieden als Gesamtteam die Messe zu besuchen, damit ihr uns ALLE kennenlernen könnt. Denn jeder von uns bedient unterschiedliche Themenfelder und hat seine eigene, individuelle Referentenhandschrift. Wichtig ist uns eines:
Unser Wissen kommt aus der Kita-Praxis und ist für die Kita-Praxis aufbereitet.

Der erste Messetag ist immer etwas ganz besonderes. Am Vorabend haben wir Materialien und Messeequipment in die Autos verladen sowie Unterlagen bereitgestellt. Wir reisten zu viert an, checkten im Hotel ein und durften feststellen, dass wir bei aller Vorbereitung etwas vergessen haben: Rollbretter, die uns den Messeaufbau erleichtern.
Zum Glück unterstützen sich die Aussteller auch untereinander, sodass wir den Aufbau zwischen 09:30 bis 11:30 Uhr meistern konnten und dann ab Messestart um 12:00 Uhr für alle Besucher:innen da waren.

Es geht los:
Am ersten Tag trifft Anspannung auf Vorfreude

Die Türen des deutschen Kitaleitungskongresses öffneten am 25. März 2025 ab 12:00 Uhr. Für uns ist die Zeit vor dem ersten Vortrag sehr wichtig und auch spannend, da erste Gespräche und Kontakte entstehen. Die Anspannung und Vorarbeit der letzten Monate verwandelt sich automatisch in Vorfreude auf anstehende Gespräche. Die Vorbereitungen sind abgeschlossen, der Stand ist aufgebaut und die ersten Gäste beginnen vorbeizuschauen. Doch es gibt auch eine gehörige Portion Nervosität – wird unser Stand gut besucht? Haben wir genug Broschüren und Giveaways vorbereitet? Diese anfängliche Unsicherheit ist völlig normal und gehört einfach dazu.

Schnell merkten wir, dass immer mehr Personen uns und unsere Angebote kennenlernen wollten. Der dadurch entstandene Austausch war für uns besonders wertvoll.

Angelina führte einige Gespräche zum Thema Achtsamkeit und Stressbewältigung im Kita-Alltag, während Julia und Laetitia in ihrem Element – dem Themenfeld Inklusion – waren.
Ich selbst führte Gespräche zu Herausforderungen in der Personalplanung und unser Weiterbildungen
z. B. der 160-Stunden-Qualifizierung.

Mit so vielen Besuchern haben wir nicht gerechnet – danke!

Bereits am ersten Tag haben wir schnell bemerkt, dass wir nicht genügend Postkarten für beide Messetage als Giveaways dabei hatten. Daher haben wir unser Material so aufgeteilt, dass unsere Standbesucher an beiden Tagen etwas mitnehmen konnten. Und auch wir nahmen viel mit: Danke für die vielen wertvollen Feedbacks und die offenen Gespräche über Chancen und Nutzen von Weiterbildungen für Kindertageseinrichtungen.
Wir profitierten auf dem deutschen Kitaleitungskongress als Aussteller und auch als Speaker sehr von dem Dialog mit jeder einzelnen Person.

Der zweite Tag: Auf der Messe als Speaker

Am 26. März nach einer Übernachtung im nahegelegenen Hotel öffneten sich die Türen um 08:00 Uhr für den Hauptkongresstag. Wir erwarteten deutlich mehr Besucher der Messe und wussten, es gibt heute noch ein „erstes Mal“. Unsere Kollegin Julia referierte als Speakerin am Nachmittag zum Thema Inklusion. Daher starteten wir mit Vorfreude und Aufregung in den zweiten Tag als Aussteller beim deutschen Kitaleitungskongress. Wieder durften wir spannende Gespräche führen und am Nachmittag konnten Interessiere Kita-Fachkräfte Julia live erleben.
Ihr Vortrag war von kleinen Übungen gespickt, die Leitungen mit in ihre Teamsitzungen nehmen können, um Schritt für Schritt inklusiver zu arbeiten. Ganz besonderer Dank gilt Julia für den Sprung ins kalte „Speaker“-Wasser! Denn im Vorfeld wissen wir nicht genau, wie viele Personen tatsächlich den Vortrag besuchen werden und welche Erwartungen jede einzelne Person mitbringt.

Es ist als Speaker im Vorfeld nicht abschätzbar, ob die Besucher:innen Lust auf kleine interaktive Übungen haben und auch nicht, wie viele Gäste bis zum Schluss im Raum bleiben.
Umso dankbarer sind wir für die besondere Erfahrung dieses Jahr und den reibungslosen Ablauf durch die gute Organisation des Veranstalters.

Ein Vorteil als Aussteller am deutschen Kitaleitungskongress ist der direkte Austausch mit anderen Messeständen. Oft entwickelt sich ein spannendes Netzwerk, das langfristig von großem Nutzen sein kann.
Auf dem DKLK bieten sich die Kongresszeiten – die Vortragszeiten für Besucher:innen – an, um sich mit anderen Ausstellern über branchenspezifische Themen auszutauschen. Auch wenn man auf den ersten Blick als Mitbewerber erscheint, lässt sich in vielen Fällen ein gegenseitiger Mehrwert schaffen.

Eine weitere Möglichkeit für uns Aussteller ist das Besuchen einzelner Kongressvorträge, um die Kolleg:innen in Aktion zu sehen und voneinander zu lernen.

Messetage sind häufig sehr lang und insbesondere die Pausenzeiten der Besucher:innen erfordern volle Konzentration für Aussteller. Während der Pausen besuchen diese zwischen Snacks, Kaffee und frischer Luft die Messestände. Um auch für uns die Energie über einen gesamten Tag hochzuhalten, planten wir uns als Team regelmäßige kleine Pausen ein. Denn auf sich selbst und seine Kolleg:innen zu achten, ist gerade an intensiven Tagen sehr wichtig.

Da wir vielen Interessierten unsere Materialien mitgeben durften und mit viel Energie aus den Gesprächen sowie dem erfolgreichen Vortrag gingen, begannen wir am Hauptkongresstag zufrieden gegen 17:00 Uhr mit dem Abbau. In unseren beruflichen Alltag zurückgekehrt, werden wir uns die nächsten Wochen Zeit nehmen, um die vielen Eindrücke und Erfahrungen der Messe zu reflektieren:

• Welches Feedback nehmen wir aus den Gesprächen für unseren Messestand und unser Portfolio mit?
• Wie fanden unsere Besucher:innen die Giveaways?
• Konnten wir viele Kontakte knüpfen?
• Wie war das Feedback zum Vortrag „Inklusion: Vielfalt statt Einfalt” von Julia?
• Was hat super funktioniert? Was würden wir demnächst anders machen?
• Wie viele Kontakte/Buchungen ergeben sich nach dem deutschen Kitaleitungskongress in Düsseldorf?

All diese Fragen sind für uns von großer Bedeutung, um die Qualität unserer Messeauftritte zu verbessern und am Puls der Zeit mit Kitaleitungen, Trägern und pädagogischen Kräften zu bleiben. Deshalb sind Messen weit mehr als eine einfache Gelegenheit unser Portfolio zu präsentieren.
Sie sind eine Chance, das eigene Unternehmen weiterzuentwickeln, von anderen zu lernen und wertvolle Netzwerke aufzubauen. Der Austausch mit den Besucher:innen, die intensiven Gespräche mit Kollegen und Mitbewerbern sowie die Analyse der eigenen Präsentation machen den DKLK 2025 zu einer wertvollen Erfahrung.
Und auch wenn nicht alles immer nach Plan läuft, war jede Herausforderung eine Möglichkeit zu wachsen und zu lernen.

Wir freuen uns darauf, die gewonnenen Erkenntnisse und Verbindungen zu vertiefen und weiter auszubauen. Wenn Sie mit uns in Kontakt bleiben oder mehr über unsere zukünftigen Angebote erfahren möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder folgen uns auf Instagram.

Gemeinsam für eine starke pädagogische Zukunft!