Sicherheit und Transparenz im Umgang mit personenbezogenen Daten

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine rechtliche Regelung der Europäischen Union, die den Schutz personenbezogener Daten von EU-Bürgern regelt. Sie trat im Mai 2018 in Kraft und hat das Ziel, die Rechte und Privatsphäre von Einzelpersonen im digitalen Zeitalter zu stärken. Die DSGVO legt fest, wie Organisationen personenbezogene Daten sammeln, verarbeiten, speichern und schützen müssen. Daten von Kindern unterliegen dabei einem besonderen Schutzbedürfnis, vor allem dann, wenn es sich um Entwicklungs- und Gesundheitsdaten handelt. In diesem Artikel geben wir einen Einblick in die für Kitas wesentlichen Inhalte der DSGVO und zeigen Möglichkeiten auf, welche Maßnahmen zum Datenschutz für Kitas umsetzbar sind.

Kitas müssen Eltern transparent darüber informieren, welche Daten gesammelt werden, wie diese genutzt werden und welche Rechte die Eltern in Bezug auf die Daten haben. Das gilt, sobald Daten von Kindern und Eltern in eigenen Systemen gespeichert werden. Übrigens auch dann, wenn die Speicherung nicht-digital, also zum Beispiel in handschriftlichen Listen erfolgt. Art. 13 DSGVO

Tipp für die Umsetzung

Es gilt das „Need-to-know“ Prinzip: Welche Daten von Kindern und Eltern benötige ich wirklich? Aus welchem Grund benötige ich diese Daten? Habe ich das Recht, diese Daten zu verarbeiten?

Eine einheitliche Information zum Umgang mit personenbezogenen Daten in der Kita kann den Eltern direkt bei der Platzanfrage zur Verfügung gestellt werden und sollte idealerweise alle Prozesse, bei denen die Daten erhoben oder verarbeitet werden transparent und leicht verständlich wiedergeben.

Nicht für alle Datenerhebungen wird eine Einwilligung von den Eltern benötigt. Gibt es zum Beispiel eine gesetzliche Vorgabe, welche die Speicherung von bestimmten personenbezogenen Daten unausweichlich macht, reicht die Angabe des entsprechenden Gesetzes als Grund für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aus.

In einigen Fällen ist es jedoch notwendig, eine Einwilligung von den Eltern einzuholen. Dies betrifft zum Beispiel Fotos und Videos von den Kindern. Da diese nicht unbedingt für die Betreuung der Kinder notwendig sind, gibt es keine rechtliche Grundlage, welche die Speicherung von Bildern der Kinder begründet. Daher wird eine Einwilligung der Eltern benötigt, um Fotoaufnahmen von den Kindern anzufertigen.

Tipp für die Umsetzung

Genau prüfen, ob es bereits eine rechtliche Grundlage für die Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten gibt. Einwilligungen sind seltener notwendig, als meist angenommen. Die rechtlich korrekte Formulierung einer Einwilligung ist zudem nicht ganz leicht: Einwilligungen müssen freiwillig sein und eine Ablehnung darf keine negativen Auswirkungen für die betroffene Person haben. Außerdem muss eine Einwilligung jederzeit widerrufen werden können. Art. 7 DSGVO

Die DSGVO setzt die Umsetzung von angemessenen Maßnahmen zum Datenschutz voraus. Dabei wird zwischen technischen und organisatorischen Maßnahmen unterschieden:

Beispiele für technische Maßnahmen:

Beispiele für organisatorische Maßnahmen:

Tipp für die Umsetzung

Der wichtigste Schritt ist die Benennung eines Verantwortlichen für das Thema Datenschutz: Der oder die Datenschutzbeauftragte. Art. 37 DSGVO

Diese Person sollte sich umfassend mit dem Thema Datenschutz und der DSGVO auseinandersetzen und anschließend einen Maßnahmenplan erstellen. Wesentlich ist auch die Sensibilisierung der Betreuungsteams durch regelmäßige Schulungen zum sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten von Kindern und Eltern.

Die DSGVO bietet eine klare und umfassende Grundlage für den Umgang mit personenbezogenen Daten, wobei sie speziell auf die Bedürfnisse von Kindern eingeht. Die Sensibilisierung von Erzieherinnen und Erziehern für Datenschutzfragen sowie die Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen sind unerlässlich, um die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen und eine sichere Umgebung für unsere Kleinsten zu schaffen.

Indem Kitas transparent über Datenverarbeitung informieren, Einwilligungen sorgfältig einholen, Daten sicher speichern und die Rechte der Eltern und Kinder respektieren, wird nicht nur das Vertrauen der Familien gestärkt, sondern auch eine wichtige Grundlage für die digitale Erziehung und Entwicklung gelegt. Die Einhaltung der DSGVO in Kitas ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch ein wertvoller Schritt hin zu einer verantwortungsbewussten und datenschutzorientierten Gesellschaft, in der das Wohl und die Integrität unserer Kinder höchste Priorität haben.