Jedes Kindergartenjahr beinhaltet wiederkehrende Arbeitsprozesse im Kita-Management.
Ein wesentlicher Teil davon ist die Aufnahmeplanung in Kitas. In diesem Blogartikel schauen wir schematisch auf einen möglichen Prozess vom Anmeldeverfahren bis zur Platzzusage von Kinderbetreuungsplätzen in NRW gemäß Kinderbildungsgesetz (=KiBiz). Die Platzvergabe und Bildung von Gruppenformen in Kindertageseinrichtungen sind Schlüsselaufgaben im Kita-Management, da sie direkte Auswirkungen auf die Platzzahl, den Personalbedarf und die Finanzierung durch Kindpauschalen einer Kita haben.

In diesem Blogartikel gehen wir auf folgende Themenschwerpunkte ein:

Jede Kommune legt fest, auf welchem Weg Familien einen Kita-Betreuungsbedarf für ihre Kinder melden. Meist handelt es sich um digitale Portale, die Schnittstellen zwischen Familien, Stadtverwaltung bzw. Jugendamt und Einrichtungen sind (z.B. Kita-Navigator, Kita-Online, Littlebird, webKITA uvm.).

Wie die Schnittstelle im Rahmen der Gesetzgebung gestaltet wird und welche Fristen es zu beachten gilt, ist kommunal unterschiedlich gestaltet. Zugleich gibt es Softwarelösungen, die für Kita Träger eine arbeitserleichternde Schnittstelle zu kommunalen Anmeldeportalen sind, wie z.B. KitaConnect oder OGS Connect für die Ganztagsbetreuung in Grundschulen.

Familien können ganzjährig ihren Betreuungsbedarf anmelden. [Vgl. KiBiz §3 Abs. 1]
Da eine Anmeldung nicht bedeutet, dass ein Betreuungsplatz zur Verfügung steht, sind digitale Portale fachlich eher als zentrales Vormerksystem zu bezeichnen.

In vielen Kitas werden im September und Oktober eines Jahres „Tage der offenen Tür“ angeboten. Diese helfen Familien dabei, Kindergärten kennenzulernen und – wenn im Portal vorgesehen – bei der Anmeldung als Wunsch-Kita anzugeben.

Die Bedarfsanmeldung in digitalen Portalen ist keine Platzzusicherung in einer Einrichtung, sondern gilt als Interessenbekundung der Familie an dieser Kita.

Wenn Familien einen Betreuungsplatz benötigen, sind in vielen Portalen bestimmte Anmeldefristen im Spätherbst des Vorjahres für Familien wichtig (z.B. Herbst 2023 für eine Betreuung ab 01.08.2024). Nach Ablauf der Frist beginnt die Verteilung freier Betreuungsplätze (=Platzvergabe).

Nach Abschluss der Aufnahmeplanungen der Kitas in Abstimmung mit der Kommune werden nach einer örtlichen Frist Zu- bzw. Absagen von Trägern an die Eltern ausgesprochen.

Treffen Familienwunsch und Kita-Entscheidung positiv aufeinander, ergibt sich ein „Match“, sodass zum 01. August ein Betreuungsvertrag zwischen Kindergarten und Familie geschlossen werden kann.

Zu Beginn eines Kindergartenjahres beginnt die Aufnahmeplanung für das Folgejahr. Jedes Jahr erfolgt die Planung und Abstimmung der Gruppenstruktur wiederkehrend in drei mögliche Gruppenformen:

Gruppenformen gemäß KiBiz ohne Überbelegung [Vgl. Anlage 1 KiBiz – Anlage zu §19]

• 25-Stunden (=a),
• 35-Stunden (=b) oder
• 45-Stunden (=c)

Betreuungsvolumen pro Woche zugeordnet. Das so genannte „KiBiz-Kontingent“ als Betreuungsvolumen sollte stets den Bedarf der Familie und den des Kindes widerspiegeln. [Vgl. KiBiz §3 Abs. 3]

Bedarfsanalyse und Planung
Zunächst wird abgefragt, ob Bestandsfamilien im Folgejahr ein anderes Betreuungsvolumen (=KiBiz-Kontingent) für ihre Kinder benötigen. Dann wird analysiert, welchen Gruppenformen die Bestandsverträge zugeordnet werden. In langjährig betriebenen Einrichtungen wird zumeist die bereits bestehende Gruppenstruktur beibehalten und lediglich die durch den Weggang der Schulentlasskinder freiwerdenden Plätze neu belegt. Die konkreten Pläne zur Gruppenstruktur einer Einrichtung ergeben die Anzahl der freien Plätze für das kommende Kindergartenjahr. Diese Planung wird auch als „Angebotsstruktur“ bezeichnet. [Vgl. §26 KiBiz]

Freigabe der Angebotsstruktur durch die Jugendhilfeplanung
Grundlage der Planung ist die Betriebserlaubnis einer Kita und die Abstimmung mit der örtlichen Jugendhilfeplanung.

Vergabeprozess freier Betreuungsplätze
Nach der Freigabe werden die Bedarfsanmeldungen von Familien nach internen Vergabekriterien geordnet. Zu- oder Absagen an Familien erfolgen nach einer meist kommunal festgelegten Frist durch die Einrichtungen.

Nicht selten weichen die Planungszahlen aus dem Zuschussantrag von den tatsächlich abgeschlossenen Betreuungsverträgen ab.

Denn bereits im Frühjahr wird die Angebotsstruktur als Teil des Zuschussantrags für das folgende Kindergartenjahr dem Landesjugendamt zugestellt.

Zum Beispiel am 15.03.2022 für das Kindergartenjahr 2022/2023 (Start: 01.08.2022, Ende: 31.07.2023).

Ein Zuschussantrag ist u.a. die Grundlage für folgende Parameter:

• Auszahlung finanzieller Mittel des Landes und der Kommune an eine Kita
• Die Höhe des Trägeranteils (= finanzielle Eigenmittel des Trägers)
• Der Personalbedarf
• Die Gesamtanzahl betreuter Kinder

Betriebswirtschaftlich betrachtet bestimmt die Summe abgeschlossener Betreuungsverträge am Ende des Vergabeprozesses:

• Die verwendbaren Mittel aus Kindpauschalen
• Die Höhe der Mietkostenförderung
• Den endgültigen Personalbedarf [Vgl. Personalstundenrechner]

Abweichungen können dann entstehen, wenn sich unterjährig Veränderungen z.B. abweichender Betreuungsstart, veränderte Betreuungsbedarfe uvm. gegenüber der ursprünglichen Planung ergeben.

Kindpauschalen sind finanzielle Mittel zur Finanzierung der Personal- und Sachkosten des Kita-Betriebs. Sie setzen sich zusammen aus Anteilen des Landes, der Kommune und Eigenmitteln des Trägers (:=Trägeranteil) . Deren tatsächliche Verwendung ist im Nachgang eines Kindergartenjahres nachzuweisen. [Vgl. §39 Verwendungsnachweis]

Festgelegte Gruppenstrukturen (GF I, II oder III) in Verbindung mit KiBiz-Kontingenten (25, 35 oder 45-Stunden) lösen eine bestimmte Finanzierung in Form der Kindpauschalen [Vgl. §33 KiBiz] für eine Kita aus.

Es ist sehr wichtig zu beachten, dass die Planung des Zuschussantrags andere Zahlen und somit andere finanzielle Mittel wiedergeben kann, als die Kita letztendlich durch die tatsächlichen Vertragsabschlüsse zur Verfügung gestellt bekommt. Wie sich der Personalbedarf anhand abgeschlossener Betreuungsverträge verändert, zeigen wir im Bild exemplarisch.

Darstellung Personalbedarf KiBiz anhand des Zuschussantrags und der tatsächlichen Kinderzahlen

Unsere Beispielplanung für eine Kita zeigt, dass voraussichtlich weniger Personal benötigt wird, als zunächst gedacht.
Eine veränderte Anzahl geschlossener Betreuungsverträge wirkt sich neben der benötigten Anzahl Fachkräfte und Ergänzungskräfte auch auf das Budget aus. Die zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel des Zuschussantrags verändern sich für das Kindergartenjahr. Dadurch erhält die Einrichtung eine Nachzahlung oder sie muss Mittel zurückzahlen.
Um diese Abweichungen fundiert zu managen müssen u.a. Themenfelder wie „Planungsgarantie“, „Personalqualifikation“ oder „Nachweisverfahren“ von Verantwortlichen beherrscht werden.

Bereits in diesem Blogartikel wird deutlich, dass Verantwortliche im Kita-Management betriebswirtschaftlich immer drei Zeiten betrachten müssen:

• die Vergangenheit u.a. in Form von Verwendungsnachweisen des letzten Kindergartenjahres
• die Gegenwart u.a. in Form von Vertragsabschlüssen und Dokumentation dieser
• die Zukunft u.a. Planung des kommenden Kindergartenjahres

Diese Prozesse werden in Abstimmung mit der örtlichen Jugendhilfeplanung unter Berücksichtigung arbeitsrechtlicher Gesichtspunkte (Arbeitsverträge, Befristungen uvm.) sowie der Bedarfslage von Familien und Kindern umgesetzt.

Zentrale Vormerksysteme zur Koordination von Betreuungsplätzen in einer Stadt oder Gemeinde sind wichtige Hilfsmittel, um zeitsparende Schnittstellen zwischen Trägern, Familien und der Jugendhilfeplanung herzustellen. Dabei bilden unterschiedliche kommunale Fristen und Regelungen einen Rahmen, in denen die Kita-Leitung oder andere Verantwortliche planen können.

Kita-Management und pädagogisches Know-How funktionieren am besten miteinander, wenn beide Teilbereiche in einem Kindergarten gut aufgeteilt und wiederum passend verzahnt sind.

Auf diese Themen gehen wir in unserem Workshop Grundlagenwissen KiBiz Finanzierung NRW mit praktischen Beispielen näher ein.

Fokus Kita – das Wissenszentrum ist dabei kompetenter Bildungspartner in den Bereichen:

• Kita-Management
• Führung und Teamarbeit
• Pädagogisches Know-How

Wir bieten neben Workshops auch individuelle Beratungen und Inhouse-Schulungen an. Ganz nach dem Motto:

„Niemand lernt das Gleiche zur gleichen Zeit, auf die gleiche Art und Weise. Jeder lernt immer. Individualisiert lernt man am besten gemeinsam.“