Dieser Blogbeitrag gibt einen ersten Einblick in die Personalplanungsprozesse von Kindertageseinrichtungen in NRW, die nach dem Kinderbildungsgesetz – KiBiz (Stand 28.7.2023) betrieben werden. Die Planung von Personal in der Kita ist sehr vielfältig und von vielen Gesetzgebungen und teilweise auch von kommunalen Besonderheiten geprägt. Aus diesem Grund bitten wir Sie, liebe Leser:innen, den Artikel als Orientierung in das Themenfeld zu verstehen.
Der Personalbedarf (SOLL) ist unter anderem im Kinderbildungsgesetz geregelt. Der Bedarf an Personal pro Kindergartenjahr richtet sich nach der Anzahl und Altersstruktur betreuter Kinder. Dieser Bedarf kann sich jedes Kindergartenjahr verändern, weil die Altersstruktur der Kinder, das Betreuungsvolumen (KiBiz Kontingente) und die Anzahl betreuter Kinder variiert.
Daraus resultierend kann sich die Gruppenstruktur der Einrichtung verändern, was sich direkt auf den Personalbedarf auswirkt. Welche Qualifikationen Beschäftigte vorweisen müssen, damit Kitas ihren Personalbedarf erfüllen können, ist in der Personalverordnung geregelt. Die Überprüfung der Personalausstattung (IST) ist somit eine regelmäßige Aufgabe im Kita-Management.
Unterscheidung Kalenderjahr und Kindergartenjahr
Im Kita-Kontext wird zwischen Kalender- und Kindergartenjahr unterschieden:
Ein Kalenderjahr beschreibt den Zeitraum zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember eines Jahres
Ein Kindergartenjahr beschreibt den Zeitraum zwischen dem 1. August und dem 31. Juli des Folgejahres
- Zum Beispiel Kindergartenjahr 2022/23: 1. August 2022 bis 31. Juli 2023
Festlegung der Gruppenstruktur als Grundlage für die Personalbedarfsplanung in der Kita
Jede Kita, die im Rahmen der örtlichen Jugendhilfeplanung mit öffentlichen Mitteln (KiBiz-Mittel) gefördert wird, plant in Abstimmung mit dem zuständigen Jugendamt und Landesjugendamt für ein Kindergartenjahr, wie viele Kinder in der Einrichtung betreut werden. Wesentlich dabei sind die jeweils benötigten Betreuungsstunden sowie die Altersstruktur der Kinder. Die Kinder werden in vorgegebene Gruppenformen eingeteilt:
- Gruppenform I: Kinder im Alter von zwei Jahren bis zur Einschulung
- Gruppenform II: Kinder im Alter von unter drei Jahren
- Gruppenform III: Kinder im Alter von drei Jahren bis zu Einschulung
Je nach benötigten Betreuungsstunden pro Woche (KiBiz-Kontingent), werden diese Gruppenformen nochmals unterteilt: a = 25, b = 35 und c = 45 Stunden pro Woche.
Die Jugendhilfeplanung und der Träger einer Kindertageseinrichtung vereinbaren gemeinsam die Angebotsstruktur, also die verfügbaren Betreuungsplätze für ein Kindergartenjahr. Das Landesjugendamt prüft diese Planungen. Eine Genehmigung und der Abschluss von Betreuungsverträgen mit Familien sind dann der Startschuss für die finale Personalplanung in den Kitas.
Personalstundenrechner als Planungsinstrument

Die Personalplanung in der KiTa ist abhängig vom KiBiz-Kontingent
Ein hilfreiches Planungsinstrument und gleichzeitig die Brücke zu dem Personalbedarf einer Kindertageseinrichtung ist der Personalstundenrechner gemäß KiBiz. Dieser ist unter anderem auf den Internetseiten der Landesjugendämter abrufbar.
Bei Eingabe der Angebotsstruktur einer Einrichtung gibt dieser Personalstundenrechner als Ergebnis aus, wie viel Personalkraftstunden welcher Qualifikation ein Träger für eine Einrichtung bereitstellen muss (Personalbedarf, also SOLL-Stunden). Die Einhaltung der personellen Mindestbesetzung einer Einrichtung (SOLL-Stunden) ist grundlegende Voraussetzung für die Zuwendung öffentlicher Gelder (KiBiz-Mittel). Über das in einer Einrichtung beschäftigte Personal sind relevante Daten über ein webbasiertes Erfassungssystem (KiBiz.web) seitens des Trägers oder der Einrichtung einzupflegen und zu aktualisieren.
Qualifikationen und verschiedene Einsatzmöglichkeiten von Personal in Kitas
Die Personalverantwortlichen müssen insbesondere über Kenntnisse der Personalverordnung und des Verzeichnisses der Landesjugendämter mit Kennziffern zu bestimmten Merkmalen des Personals (Schlüsselverzeichnis) verfügen. Mit dem Wissen sind die SOLL-Stunden des Personals passend zur Angebotsstruktur pro Kindergartenjahr mit den IST-Stunden des Personals abzugleichen. Im Meldevorgang werden folgende pädagogische Personengruppen unterschieden:
(Sozialpädagogische) Fachkräfte vgl. PersVO §2.2
Diese Personen werden in der Personalverordnung Teil 1 definiert und dürfen Leitungsfunktionen und Gruppenleitungsfunktionen übernehmen. Ebenso können Sie als Fachkraft eingesetzt werden.
Fachkräfte und Einsatz auf Fachkraftstunden vgl. PersVO §2.3
Diese Personen können in Gruppenform I und II als Fachkräfte eingesetzt werden. Sie dürfen keine Leitungsfunktionen übernehmen.
Ergänzungskräfte vgl. PersVO §2.4
Diese Personen können in Gruppenform III als Ergänzungskräfte eingesetzt werden.
Personalplanung in der Kita: Ein vielschichtiger Aufgabenbereich im Kita-Management

Personaleinsatz planen und den Dienstplan gestalten und vieles mehr gehört zu den Aufgaben einer Kita-Leitung
Die Planung des benötigten Personals in Kitas ist ein vielschichtiger Prozess, welcher von verschiedenen Teilbereichen beeinflusst wird. Besonders der Mangel an Fachkräften und die hohe Fluktuation im Bereich Kita erschweren diesen Prozess. Personalverantwortliche benötigen Fachkenntnisse zu den gesetzlichen Rahmenbedingungen, um die Personalausstattung hinsichtlich des Personalbedarfs korrekt einschätzen zu können. Diese Kenntnisse müssen sich die Verantwortlichen häufig selbst aneignen, denn für das Kita-Management gibt es keinen konkret anerkannten Berufsabschluss.
Unser Anspruch ist es, Pädagog:innen und Verantwortlichen im Kita-Management Unterstützung durch die Vermittlung von Fachwissen für ihre tägliche Arbeit zu geben. Wir werden daher weitere Einblicke in diesen Arbeitsbereich geben und auch unsere Workshopangebote ausweiten.
Bei konkreten Fragen haben Sie die Möglichkeit an unserem Format „Frage des Monats“ teilzunehmen. Dazu können Sie uns eine E-Mail schreiben oder eine Nachricht bei Instagram schreiben.
Jetzt informieren: In unserem Workshop „KiBiz Grundlagenwissen“ gehen wir mit Ihnen gemeinsam detaillierter auf die einzelnen Inhalte und Bestandteile des KiBiz ein.
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